Het kassasysteem is in de eerste plaats een instrument om een verkooptransactie makkelijk en goed af te wikkelen en te registreren. De klant krijgt een kassabon als bewijs dat hij betaald heeft. Voor een ondernemer heeft een kassasysteem veel meer voordelen, zoals ondersteuning van het logistieke proces en de kascontrole. De meeste kassasystemen leggen per transactie een aantal belangrijke gegevens vast. Deze gegevens leveren bedrijfsinformatie in de vorm van rapporten met omzetcijfers per artikel, per medewerker en tijdstip verkoop. Op diverse internetsites vindt u hierover meer informatie,bijvoorbeeld op Vendor POS.

• Uw transactiegegevenszijn controleerbaar. De registratie van een transactie inclusief de gegevens die daarbij horen, zoals tijdstip en nummering, zijn binnen uw administratie te volgen. Deze gegevens vallen onder het begrip audittrail (controlespoor). Zo maakt u bijvoorbeeld gebruik van een doorlopende nummering, dus alle transacties staan in een ononderbroken volgorde. Met een doorlopende nummering kan worden vastgesteld of er een transactie ontbreekt en kunnen transacties gemakkelijk worden teruggevonden. Bijzondere registraties legt u vast en worden bewaard. Voorbeelden hiervan zijn: het corrigeren van al geregistreerde transacties, het opleiden van personeel (‘trainingsstand’), de ‘geldlade open zonder verkopen’ en het inloggen van personeel.

• U geeft inzicht in deinstellingen van uw kassasysteem. De leverancier stelt een kassa bij aflevering meestal zo in, dat deze voldoet aan de (informatie)behoefte van de ondernemer. Bij een belastingcontrole geeft u inzicht in de toegepaste instellingen. Als u later de instellingen verandert, dan bewaart u deze wijzigingen ook. Dit geldt onder meer voor wijzigingen van prijzen en het btw-percentage.

• U beveiligt detransactiegegevens. Met de juiste beveiliging zorgt een goed kassasysteem ervoor dat gegevens achteraf niet verloren gaan of te manipuleren zijn. Bij twijfel adviseren wij u contact op te nemen met uw leverancier van het kassasysteem.